Mitarbeitende listen manchmal Überstunden auf, für die sie dann eine Auszahlung verlangen. Oft geschieht dies vor oder nach ihrem Austritt aus dem Unternehmen.
Grundsätzlich hat der Mitarbeitende eine Anzeigeobliegenheit, das heisst, dass er seinem Arbeitgeber die Überstunden in Kenntnis bringen muss, andernfalls verliert er den Anspruch auf Entschädigung oder Kompensation.
Hatte der Arbeitgeber aber Kenntnis von den Überstunden, so ist er zu einer Entschädigung verpflichtet. Kenntnis haben bedeutet auch, dass elektronische Kalendereintragungen oder Rapporte darauf hindeuten, dass der Arbeitgeber von den Überstunden wusste. Ebenso ist die Arbeitszeiterfassung, die auch für Kadermitarbeitende gilt, entscheidend, warum Mehrstunden nicht mehr abgestritten werden können.
Der Anspruch auf Überstunden kann vertraglich geregelt werden. Es kann vereinbart werden, dass kein Anspruch auf Überstunden besteht. Für Mitarbeitende im Büro können die ersten 60 Überzeitstunden vertraglich vollständig wegbedingt werden. Neben einer Aufnahme der Klausel in den Arbeitsvertrag ist auch die Regelung in einem speziellen Reglement möglich, sofern dieses als Bestandteil des Arbeitsvertrags gilt. Eine rein mündlich getroffene Vereinbarung zur Wegbedingung der Überstundenentschädigung ist nichtig.
Nutzt ein Arbeitgeber die Möglichkeiten der vertraglichen Wegbedingung, wird er bei korrekter Umsetzung der Arbeitszeiterfassung keine hohen Mehrstundensaldi haben.